Gestão de Projetos na Advocacia como Pilar Fundamental da Jornada de Experiência dos Clientes

Por Glauciele Schott de Santana Borges*

Nos últimos anos, o mercado jurídico tem enfrentado mudanças significativas, impulsionadas por avanços tecnológicos e demandas crescentes dos clientes por serviços mais eficientes e orientados para resultados. 

Nesse contexto, os escritórios de advocacia têm buscado maneiras de aprimorar suas práticas de gestão e operações para permanecerem competitivos e atenderem às expectativas do mercado. Uma abordagem que tem ganhado destaque é a aplicação da gestão de projetos no âmbito jurídico. 

Este artigo busca explorar os impactos negativos da negligência na gestão de projetos dentro dos escritórios de advocacia. Acompanhe!

A importância da Gestão de Projetos na Advocacia

A gestão de projetos é amplamente reconhecida como uma abordagem eficaz para coordenar e executar atividades complexas de forma eficiente, garantindo o cumprimento de prazos, a alocação adequada de recursos e a entrega de resultados de alta qualidade. 

A ausência de uma gestão de projetos eficaz pode levar a custos adicionais, ineficiências, atrasos em entregas e insatisfação dos clientes com sua jornada de experiência, gerando reais prejuízos financeiros para os escritórios.

A gestão de projetos no contexto jurídico ainda é relativamente recente e enfrenta muitos desafios, como apontado a seguir.

Cenário atual nos escritórios de advocacia

A falta de conhecimento técnico e de organização e processos, a inadequação da mão de obra especializada, a ausência de critérios bem definidos e a sobrecarga da equipe são os principais desafios enfrentados na condução dos projetos jurídicos nos escritórios. 

Esses desafios não só interferem na implementação eficaz da gestão de projetos na advocacia, mas também levam a um aumento nos custos operacionais, atrasos e baixa satisfação dos clientes. 

Este cenário impacta negativamente na retenção e expansão da carteira de clientes do escritório resultando, consequentemente, no aumento significativo do Custo de Aquisição de Clientes – CAC da organização.

Impactos negativos da negligência na Gestão de Projetos na Advocacia

– Ineficiência Operacional 

A falta de gestão de projetos na advocacia pode resultar em uma alocação ineficiente de recursos, desperdício de tempo e esforços duplicados. 

Escritórios sem uma gestão de projetos estruturada tendem a enfrentar dificuldades para manter a produtividade e a qualidade dos serviços oferecidos. 

Em um cenário de redefinição dos modelos de precificação dos escritórios, mais orientados a eficiência, com alinhamento dos interesses entre escritório e clientes, escritórios que investirem na melhor eficiência operacional terão um diferencial competitivo no mercado.

– Atrasos e Perda de Oportunidades

Sem um planejamento adequado, os projetos jurídicos podem sofrer atrasos significativos, prejudicando a entrega de resultados aos clientes e comprometendo a reputação do escritório. 

Além disso, a incapacidade de gerenciar múltiplos projetos simultaneamente pode levar à perda de oportunidades de negócios. Novamente um impacto comercial e financeiro para o escritório.

– Baixa Qualidade dos Serviços

A ausência de uma gestão de projetos eficaz pode resultar em uma baixa qualidade dos serviços prestados. A falta de processos bem definidos e a sobrecarga da equipe podem levar a erros, retrabalhos e uma menor satisfação dos clientes.

– Dificuldade na Retenção de Talentos

Escritórios que não investem na gestão de projetos podem enfrentar dificuldades para reter talentos. Profissionais qualificados buscam ambientes de trabalho organizados, onde possam desenvolver suas habilidades e crescer profissionalmente. A falta de estrutura e processos pode levar à alta rotatividade de funcionários.

Estratégias para mitigar esses desafios 

Confira algumas ações para enfrentar os desafios identificados e minimizar os impactos negativos da negligência na gestão de projetos:

• Investimento na Capacitação da Equipe: O escritório pode investir em treinamentos contínuos com foco em metodologias ágeis, como Scrum e Kanban, além de workshops sobre ferramentas específicas voltadas para gestão de projetos, como Microsoft Project, Monday ou Trello.
• Programas de Mentoria e Certificações: Implementação de programas de mentoria interna e planos de carreira claros, além de oferecer benefícios como reembolso de certificações PMP (Project Management Professional) ou Prince2. Incentive a participação em comunidades de práticas de gestão de projetos, como eventos do PMI (Project Management Institute). 
• OKRs: Utilize ferramentas como OKRs (Objectives and Key Results) para definir metas específicas e alinhadas à estratégia do escritório. E utilize as ferramentas de gestão de projetos citadas anteriormente para o acompanhamento do desdobramento dessas metas em planos de ação claros e exequíveis.
• Implementação de Metodologias de Gestão de Projetos: Adote frameworks ágeis para projetos dinâmicos ou a metodologia Waterfall para casos mais previsíveis. Utilize o Monday para gerenciar sprints em projetos ágeis ou criar cronogramas detalhados e visuais para projetos lineares. Caso prefira uma solução mais simples e acessível, o Excel pode ser uma excelente ferramenta para desenvolver gráficos de Gantt, gerenciar cronogramas e acompanhar o progresso dos projetos, especialmente em equipes menores ou projetos pontuais.
• Monitoramento e Avaliação Contínuos: Utilize dashboards interativos utilizando ferramentas como Power BI ou Monday para monitorar KPIs como: tempo de entrega, qualidade das entregas e satisfação dos clientes. O Monday permite criar painéis customizados que consolidam dados dos projetos em tempo real, facilitando a visualização do progresso e identificação de gargalos. Realize reuniões quinzenais de revisão para avaliar desvios e implementar planos de ação de forma ágil e visual. 
• Cultura de Gestão de Projetos: Promova uma cultura organizacional que valorize e priorize a gestão de projetos, incentivando a colaboração, a comunicação transparente e a busca pela excelência em todas as etapas do projeto jurídico. Para isso, implemente práticas como reuniões de alinhamento regulares, reconheça e celebre os esforços da equipe, e utilize ferramentas como Microsoft Teams, Slack ou Monday para facilitar a comunicação, a integração e o acompanhamento centralizado das atividades. O Monday, em especial, pode ser usado para consolidar informações, criar painéis visuais de progresso e garantir que todos estejam alinhados em relação às metas e entregas do projeto. A criação de rituais organizacionais voltados à gestão de projetos reforça o compromisso com a eficiência e qualidade em todas as entregas.

Conclusão 

A gestão de projetos é essencial para a eficiência operacional e o sucesso dos escritórios de advocacia. A negligência nesse aspecto pode trazer sérias consequências, desde a ineficiência operacional até a perda de talentos e oportunidades. 

Implementar uma gestão de projetos eficaz não é apenas uma necessidade, mas uma obrigação para os escritórios que desejam se manter competitivos e fornecer serviços de alta qualidade. 

Investir na capacitação da equipe, definir objetivos claros e promover uma cultura de gestão de projetos são passos fundamentais para enfrentar os desafios e garantir melhores resultados para a organização como um todo.

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Sobre a Autora

Glauciele Schott de Santana Borges é advogada, especialista em Direito Contratual pela FGV/SP, e em Gestão de Projetos pela USP/ESALQ, atuante com foco em operações legais e gestão de projetos jurídicos. Atualmente é gerente de projetos da Strunz.